Comment accéder à mes données à travers un lecteur réseau webdav

Principe

La GED autorise de nombreux modes d'accès aux données, autre que l'interface web.L'accès via webdav permet d'envisager d'accéder à l'ensemble des données à travers un lecteur réseau, comme pour un partage sur un serveur.

Configuration

La manipulation à faire pour ajouter un lecteur réseau dépend de la version de windows. La procédure ci-après est donnée pour Windows 7, 8 ou 10.

Dans la zone de recherche, tapez "Ce PC"

Cliquer sur "Ce PC"

L'explorateur de fichiers affiche alors la vue suivante

Cliquer sur "connecter un lecteur réseau", une nouvelle fenêtre apparait

(1) Champ dossier

Saisir dans le champ "Dossier" "https://ged.ecollectivites.fr/alfresco/webdav/[chemin]

Remplacer [chemin] par le point d'entrée dans l'arborescence que vous voulez mapper

Il est ainsi possible de "mapper" n'importe quelle partie de l'arborescence de l'entrepôt.

Comment déterminer le point d'entré de l'arborescence à mapper ?

Il suffit, lorsque l'on est connecté via l'interface web de cliquer sur  "Entrepôt"

  • (1) -> Dossier de la collectivité.

    • Pour mapper le dossier de la collectivité, [chemin] = "GIP¨RECIA"

    • Donc au final, Dossier = https://ged.ecollectivites.fr/alfresco/webdav/GIP RECIA

  • (2) -> Site collaboratif à mapper

    • Pour mapper le dossier du site partagé "giprecia", [chemin] = "Sites/giprecia/documentLibrary"

    • Donc au final, Dossier = https://ged.ecollectivites.fr/alfresco/webdav/Sites/giprecia/documentLibrary"

(2) Se connecter à l'aide d'informations d'identification différentes

L'identifiant et le mot de passe utilisés pour se connecter à la GED ne sont pas les mêmes que ceux utilisés pour vous connecter à votre poste de travail. Du coup, il faut impérativement cocher cette case sans quoi vous n'arriverez pas à connecter le lecteur réseau à la GED

Terminez la saisie en cliquant sur "Terminer"

Saisir l'identifiant et le mot de passe

Windows vous demande alors de saisir l'identifiant et le mot de passe pour vous connecter à la GED.

Vous pouvez cocher la case "Mémoriser mes informations d'identification" afin que windows ne vous demande pas le mot de passe à chaque reconnexion.

  Le nouveau lecteur est alors monté et disponible :

Avantages

  • Accès plus traditionnel que via l'interface web ;

  • Toutes les applications capables d'accéder à un lecteur réseau sont capables de lire / enregistre les fichiers directement sur la GED ;

  • Pas de données sur la station de travail, donc pas de consommation d'espace de stockage local (utile en mobilité ou avec des ordinateurs potables avec de petits disques SSD) .

Inconvénients

  • Ne fonctionne que lorsqu'il y a l'accès internet ;

  • Pas de cache, donc pas de possibilité de travail hors connexion ;

  • Pas d'accès aux fonctions de GED ( Typage, propriétés, verrouillage, ..) ;

  • Pas d'outil de recherche ;

  • Risque plus élevé de conflit, le type d'accès utilisé ne gérant pas le verrouillage des fichiers.

Conseil

Si on utilise ce type d'accès au quotidien, il faut bien comprendre qu'aucune donnée ne sera typée. Les métadonnées ne seront pas remplies, ...

On perd donc une bonne partie de l'intérêt de la GED, en la remplaçant par un simple partage.  

Remarque importante

Certaines applications (java principalement) ne supportent pas le mapping de type webdav. Dans ce cas, on peut utiliser l'aos en lieu et place du webdav :Saisir dans le champ "Dossier" "https://ged.ecollectivites.fr/alfresco/aos/[chemin]"