Comment accéder aux fichiers bureautique stockés en GED directement depuis Libreoffice
Libreoffice a la possibilité d'éditer directement les fichiers sur des dossiers distants.
Pour cela :
Le dialogue d'accès à l'arborescence distante s'affiche alors :
Cliquer sur "Ajouter un service"
Hôte : https://ged.cdg85.fr/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.0/atom
Utilisateur : votre identifiant
Mot de passe : votre mot de passe
Cocher Enregistrer le mot de passe
Étiquette : GED - GIP RECIA
Racine : /GIP RECIA/
NOTE : Pour l'instant, le bouton "OK" est grisé. Pour pouvoir valider, il faut tester la connexion AVANT de pouvoir cliquer OK. Pour cela, cliquer sur la Flêche tout à droite du champ "Dépôt" . Le bouton "OK" n'est plus grisé. On peut terminer la saisie en cliquant sur OK
Une fenêtre s'affiche alors, vous demandant de saisir le mot de passe principal.
Ce mot de passer permet de protéger l'ensemble des serveurs distants et des mots de passes enregistrés. Il est global, et vous sera systématiquement demandé dés que vous voudrez accéder à une serveur distant (quel qu'il soit, et même (et surtout) si le mot de passe a été sauvegardé).
Ce mot de passe est totalement indépendant du mot de passe de votre compte GED. Il est simplement lié à libreoffice. Vous pouvez choisir ce que vous voulez.
Après quelques secondes (le temps de se connecter et de récupérer l'arborescence), le contenu de la GED s'affiche :
Avantages
Gestion directe de nombreuses fonctions de la GED :
Gestion du verouillage
Gestion du versionning
Gestion des metadonnées
Inconvénients
Nécessite l'accès internet
Description des fonctionnalités spécifiques à la GED dans Libreoffice
Enregistrement
Il est possible d'enregistrer n'importe quel document sur le serveur distant :
Ouverture
De même, il est possible d'ouvrir un fichier sur un serveur distant :
Extraction
Lorsqu'un fichier est ouvert sur un serveur distant, il est possible de "l'extraire".
Cette opération consiste à verrouiller le fichier sur le serveur pendant l'édition.
Dés l'ouverture du document, libreoffice propose l'extraction :
Si vous n'avez pas extrait le fichier à l'ouverture, il est toujours possible de l'extraire à n'importe quel moment :
Déposer
Lorsque l'on a terminé d'éditer le document, on peut le déposer sur le serveur distant.
Ce dépôt permet de générer une nouvelle version commentée, et éventuellement de créer une nouvelle version majeure.
Note : Cette fonction n'est disponible que lorsque l'on a extrait le document.
Annuler L'extraction
Lors que le document a été extrait, il est possible de le déverrouiller en utilisant cette fonction.
Propriétés
La gestion des propriétés permet d'accéder directement aux propriétés CMIS du document, de les éditer et de les compléter.
