Comment inviter un usager externe sur un site collaboratif

Contexte

Lorsque l'on crée un site dans la GED, il est possible d'y inviter des usagers.

Ces usagers peuvent faire parti de n'importe quelle collectivité présente dans la GED.

Il est aussi possible d'inviter des usagers ne faisant parti d'aucune collectivité (usager externe) . 

Comment inviter un usager externe à rejoindre le site

Pour inviter une usager externe à rejoindre un site, il suffit d'aller dans la gestion des usagers du site :

La GED affiche alors la page de gestion des membre

Cliquer sur "Ajoutez des utilisateurs"

Remplissez la partie basse du formulaire :

Cliquez sur "Ajouter >>"

L'usager est alors ajouté dans l'étape 2

Sélectionnez un rôle pour cet usager

Remarque : le détail des rôles peut-être obtenu en cliquant sur le bouton information en haut à droite du cadre 2 "Définir les utilisateurs"

Une fois un rôle sélectionné, le bouton "Ajouter des utilisateurs" devient actif.

Cliquez dessus pour ajouter l'utilisateur à votre site.

La GED ajoute alors l'utilisateur au site et envoie un email à la personne concernée l'invitant à valider son compte puis à se connecter au site.Ces éléments sont précisés dans la FAQ suivante : Comment valider son invitation à un site collaboratif

Remarque sur l'identifiant et les doublons

Par défaut, l’identifiant est de la forme "Nom_Prénom".

Si une personne ayant le même nom et le même prénom a déjà été invitée à rejoindre l'un des sites de la GED, la GED créera un identifiant aléatoire en se basant sur le prénom de la personne.

Ainsi, deux gestionnaires de sites invitant une même personne à rejoindre leurs sites respectifs, en utilisant le même ensemble d'informations (même nom, même prénom, même adresse) créeront deux comptes différents. La personne invitée devra alors jongler entre deux identifiants.

Pour éviter ce genre de déconvenue, pensez à rechercher l'utilisateur en recherchant sur l'ensemble des collectivités (en décochant 'Ma collectivité', afin de vérifier qu'un utilisateur portant le même nom/prénom n'existe pas déjà)

Exemple Recherche de Christophe Dubreuil avec "Ma collectivité" coché

Recherche de Christophe Dubreuil avec "Ma collectivité" décoché 

 


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