Comment envoyer une convocation aux élus

Tout d’abord, se connecter au portail solaere : ici

Une fois connecté vous irez dans le bloc idelibRE et cliquerez sur « accéder au service »





Cela ouvrira un nouvel onglet dans votre navigateur, vous demandant de saisir votre identifiant et mot de passe, que notre équipe vous aura précédemment transmis.




Une fois authentifié selon si vous avez un profil : gestionnaire de convocation ou administrateur, l’affichage diffère comme ci-dessous :







Pour créer votre séance, allez sur Gestion des séances en vert puis cliquez sur + Créer pour commencer à remplir toutes les informations nécessaires à l’envoi de votre convocation avec les points à l’ordre du jour.




Vous allez pouvoir dans un 1er temps remplir le1er bloc : les Informations générales :

1.      Type : le type de séance Conseil municipal, Commission...

2.      Date et heure de votre séance

3.      Lieu de la séance

4.      Insérer votre convocation au format PDF 

[vous pouvez également insérer une invitation, juste en dessous destinée aux agents administratifs et ou à des invités extérieurs comme la presse ]



















5.      Ordre du jour : via le bouton + Ajouter des projets : permet d'insérer tous vos fichiers au format PDF relatifs aux projets sur lesquels le maire souhaite délibérer. La sélection multiple est possible, cela évite de sélectionner un à un les fichiers. Vous pouvez ajouter des annexes via le bouton orange Ajouter des annexes.




6.      Le choix des thèmes : vous devez choisir les thèmes pour chaque point à l'ordre du jour (fichier PDF).

[ si vous souhaitez intervertir 2 points vous irez au bout de la ligne, comme ici dans l’exemple ci-dessous au point n°3, et choisissez le numéro de la position dans laquelle vous souhaitez qu’il soit].


7.      Enregistrer



















Taille des fichiers : 400 fichiers maximum, doivent être de taille inférieure à 150 Mo par fichier pour une volumétrie totale inférieur à 2Go


8.      Envoyer toutes les convocations : une fois exécuté vous verrez en haut à droite un message en vert Votre séance a bien ajoutée et en dessous vous aurez l'état de la bonne distribution de celles-ci.












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Comment modifier la séance