Salle de publication des Marchés Publics - Messagerie sécurisée V2


Évolution fonctionnelle

Prise en main côté émetteur


Pour les consultations dont la création est initialisée après le 1er février, une nouvelle version de la messagerie sécurisée est mise à disposition.

Pour les consultations dont la création est antérieur au 1er février, la messagerie sécurisée historique reste accessible.


1/Rédaction d’un courrier

  L’accès au module de rédaction d’un courrier se fait, comme jusqu’à présent, depuis le tableau de bord "Toutes les consultations" puis dans le bloc "Suivi des échanges et documents joints"

 

Après avoir cliqué sur   ,  une nouvelle page s'ouvre et vous disposez du bloc "Suivi des messages échangés et documents joints ".

  

 

  Lorsque vous allez cliquer sur "Envoyer un message" deux options d'envoi et une option de réponse s'offrent désormais à vous après avoir choisi le type de courrier à envoyer. 

  

Types de courrier

Neuf types de courrier sont mis à disposition des agents

  • Courrier libre

  • Invitation à concourir

  • Information de modification de la consultation

  • Réponse à une question

  • Demande de complément

  • Courrier d'attribution

  • Courrier de notification

  • Courrier de rejet

  • Information d'annulation de la consultation

Chaque type de courrier correspond à un modèle de courrier, portant :

  • Les options d’envoi à appliquer par défaut ;

  • Les options de réponse à appliquer par défaut ;

  • L’objet du courrier par défaut ;

  • Le corps du courrier par défaut.

 

  A la sélection d’un type de courrier par l’agent, les éléments du modèle associé sont chargés et pré-renseignés dans les champs correspondants de la cinématique de rédaction.


Options d'envoi et de réponse

1. Options d'envoi

 Cette nouvelle version de la messagerie sécurisée propose deux modalités d’envoi pour un courrier :

  • Courrier électronique avec accusé de réception généré lors de l'accès au contenu du courrier 

À l’envoi du courrier par l’agent, un mail contenant un lien d’accès est envoyé au destinataire ;

 Au clic sur ce lien par le destinataire, celui-ci accède au contenu du courrier de l’agent et un accusé de réception/lecture horodaté est généré.

  • Courrier électronique simple sans accusé de réception :

A l’envoi du courrier par l’agent, un mail contenant le corps et les pièces jointes du courrier de l’agent est envoyé au destinataire ;

Aucun accusé de réception/lecture n’est généré.

2. Options de réponse

 Pour les courriers dont la modalité d’envoi est « Courrier électronique avec accusé de réception généré lors de l'accès au contenu du courrier », il est possible pour l’agent de définir si une réponse du destinataire est attendue.

Si tel est le cas, le destinataire aura la possibilité, directement depuis la plateforme côté entreprise.


Contenu du courrier

1. Destinataires

 L’agent peut renseigner le ou les destinataires de son courrier de deux manières différentes :

  • Via une saisie libre, en renseignant manuellement une adresse mail ;

  • En sélectionnant le ou les destinataires dans les registres de la consultation. 

Le champs destinataire est désormais dynamique. Vous sélectionnerez par un clic l'adresse mail du destinataire sans ressaisie.

Pour cette seconde option, cinq types de registres sont accessibles :

  • Destinataires issus d'une phase précédente 

Pour une phase d’offre faisant suite à une phase de candidature : liste les soumissionnaires sélectionnés à l’issue de la phase de candidature ;

Pour une procédure de type marché subséquent ou marché spécifique : liste le ou les attributaires du ou des contrats amont de la procédure (accord-cadre ou SAD).

  • Registre des retraits

  • Registre des questions

  • Registre des dépôts

  • Destinataires libres saisis précédemment : liste les destinataires de courriers précédents ayant été saisis manuellement par un agent, dans le cadre de la consultation en cours.

 

  Note : le clic sur le titre d’un type de registre (exemple : Registre des retraits) ajoute automatiquement tous les contacts de celui-ci à la liste des destinataires du courrier.

 

Si vous tapez vous même une adresse mail, un registre saisie manuel va s'autoalimenter. Vous retrouverez ainsi votre adresse saisie lors de vos prochains envois. 

2. Objet et corps

 Afin d’assister l’agent dans la rédaction de son courrier, l’objet et le corps de ce dernier sont automatiquement pré-renseignés en fonction du type de courrier sélectionné.

Le corps et l’objet restent entièrement modifiable par l’agent.

La zone de rédaction du corps du courrier intègre des fonctionnalités de mise en forme, telles que :

  • Mise en gras, italique, souligné, barré ;

  • Coloration du texte ;

  • Gestion des listes à puce et des listes numérotées.


3. Pièces jointes

Au besoin, l’agent a la possibilité de joindre des pièces jointes à son courrier.

  • Pour les courriers dont la modalité d’envoi est « Courrier électronique avec accusé de réception généré lors de l'accès au contenu du courrier », la somme des pièces jointes ne doit pas excéder 60Mo ;

  • Pour les courriers dont la modalité d’envoi est « Courrier électronique simple sans accusé de réception », la somme des pièces jointes ne doit pas excéder 5Mo.

Enregistrement comme brouillon

 L’agent a la possibilité d’enregistrer comme brouillon un courrier en cours de rédaction.

Ledit courrier pourra être modifié et envoyé ultérieurement.

Vous pouvez modifier ou supprimer un message au statut brouillon

2/Suivi des courriers d'une consultation

Le statut et l'événement

 L’accès au Suivi des courriers d’une consultation se fait, comme jusqu’à présent, via le lien « Suivi des messages » présent dans le bloc « Suivi des messages échangés et documents joints » de la page de Détails d’une consultation.

Tous les courriers, qu’ils aient été envoyés ou qu’ils soient au statut « Brouillon », sont listés dans cet écran.

Vous avez une barre de recherche détaillée dans les filtres.


 Vous avez la possibilité de filtrer par l'option message favori  grâce à "l'étoile jaune" de la 1ère colonne.

 

  A la différence de la messagerie sécurisée historique, les courriers sont ici présentés en mode conversation : chaque ligne du tableau regroupe le courrier envoyé par un agent et la réponse potentielle du destinataire, accessible en cliquant sur le bouton "loupe".

  

 Le suivi des courriers est enrichi et affiné grâce à la gestion de statuts se basant sur les événements se produisant au cours du cycle de vie d’un courrier.

En complément de la gestion de l’accusé de réception/lecture qui était déjà implémentée dans la messagerie sécurisée historique, la messagerie sécurisée informe l’agent lorsqu’un courrier n’a pas été transmis techniquement au destinataire (en cas d’adresse mail inexistante ou mal renseignée, par exemple), ou lorsque la réponse du destinataire n’a pas encore été lue par un agent.

Le schéma, ainsi que le tableau faisant suite à ce paragraphe décrivent ces différents statuts, et ce à quoi ils correspondent.





Relance d'un courrier non délivré

 Pour les courriers non délivrés, une fonctionnalité de relance permet d’en rejouer l’envoi, via le bouton .

Le courrier initial est alors renvoyé tel quel une seconde fois.

Accès au détail d'un courrier et, le cas échéant, à la réponse du destinataire

 Au clic sur le bouton d’une conversation, un écran contenant le détail de celle-ci est affiché.

Chaque événement horodaté s’étant produit au cours du cycle de vie du courrier y est affiché :

◼ Envoi initial du courrier ;

◼ Réception ou non-réception du courrier par le serveur mail distant ;

◼ Accusé de lecture par le destinataire (le cas échéant) ;

◼ Réponse du destinataire (le cas échéant).

Ce détail est téléchargeable au format PDF, sous la forme d’une attestation des échanges.