Comment faire circuler un dossier bloqué dans un bureau

Dans quels cas un dossier peut-être débloqué    

Il s'agit ici d'un blocage fonctionnel et non technique.Un dossier peut être bloqué dans un bureau pour plusieurs raisons :

  • Le propriétaire du bureau est absent et n'a pas délégué son bureau

  • Le propriétaire du bureau n'a pas le temps de consulter le parapheur

  • ...

Ces blocages peuvent être particulièrement gênant, surtout lorsqu'ils impactent la comptabilité.

Dans certains cas, le droit de remord du parapheur permet de récupérer le dossier, et de le rejeter, ce qui peut débloquer la situation, mais dans d'autre cas, ce droit de remord n'est pas possible

La seule solution est alors de demander à l'administrateur fonctionnel de débloquer la situation

Définition de l'administration fonctionnel

Un administrateur fonctionnel gère une liste précise de bureaux et l'ensemble des dossiers présents sur ces bureaux

Il a la possibilité d'éditer un bureau, et donc :

  • D'ajouter ou de supprimer les propriétaires et les secrétaires dans les bureaux

  • De gérer les habilitations

  • De gérer les associations (liste des bureaux associés à un bureau donné

  • De gérer les délégations des bureaux dont il a la charge

De gérer les dossiers déposés dans les bureaux qu'il a en responsabilité, et donc :

  • De supprimer un dossier

  • De transférer un dossier

Accès au menu d'administration

Pour accéder au menu d'administration :

cliquer sur son nom puis sur 

La page de gestion des bureaux s'affiche alors, présentant la liste des bureaux sur lesquels l'utilisateur à des droits d'administration

Titre caractéristique

Les tableaux sont des supers outils pour comparer les offres et insister sur les fonctions clés. Pour comparer les produits, utilisez les colonnes internes.

Le menu permettant basculer de la page de gestion des bureaux à la page de gestion des dossier est affiché en haut à gauche : 

Il suffit de cliquer dessus pour passer d'une page à l'autre

Gestion des bureaux

En cliquant sur un bureau, on voit apparaître le résumé de la configuration du bureau

Il est possible d'éditer le bureau, pour modifier sa configuration, ses bureaux associés ou gérer la délégation. Pour cela cliquer sur  

ATTENTION

Bien que relativement simple, la configuration d'un bureau reste une opération sensible. Une mauvaise configuration du bureau peut avoir un impact important sur le fonctionnement du parapheur. Évitez de modifier l'onglet "Habilitation" si vous ne savez pas précisément ce que vous faites. Il n'y a pas de recommandation pour les autres onglets.

Gestion des dossiers

Cliquer sur le menu pour afficher la page de gestion des dossiers :

La page de gestion des dossiers s'affiche alors :

Pour recherche par exemple les dossiers en retard, cocher et cliquer sur 

La liste des dossiers en retard s'affiche.

Vous pouvez bien entendu ajouter d'autre critères de filtrage.

En fonction des dossiers, vous avez certaines actions possibles :

  •  Transférer

  •   Supprimer

  •   Journal

Transférer

Cela vous permet de débloquer un dossier.

Le bureau actuel chargé de l'action prévue (signature ou visa) dans le circuit de validation est purement et simplement remplacé par le bureau que vous sélectionnez.

Exemple :

Avant transfert :

On fait le transfert :

Après transfert :

Bien entendu, le DST doit avoir un certificat de signature pour pouvoir signer, et doit en avoir légalement le droit.


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